Российская торговля массово переходит на кассовую технику нового образца — онлайн-кассы. Во вторую волну реформы попал малый бизнес из сферы торговли и общепита. Закон установил ему дедлайн до 1 июля 2018 года: осталось чуть больше недели.
1. Мне уже нужно бежать за новой кассой?
Да, и очень быстро, если вы: индивидуальный предприниматель или организация, платите единый налог на вмененный доход (ЕНВД) или находитесь на патентной системе налогообложения (ПСН), при этом работаете в сфере торговли и общепита, у вас есть наемные сотрудники или вы занимаетесь вендингом. Эти категории бизнеса как раз переходят на технику нового образца с 1 июля 2018 года.
Можете расслабиться, но не сильно, если вы ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита или предприниматель без наемных работников, который занимается вендингом. Вам закон позволяет установить кассы через год — до 1 июля 2019 года.
И можете совсем никуда не бежать, если вы относитесь к исключениям по 54-ФЗ, то есть, например, работаете в мастерской по ремонту обуви, торгуете мороженым в киосках или сдаете в аренду собственное жилье (полный список исключений — здесь). Освобождение от установки онлайн-кассы также получил бизнес в малонаселенных местностях, до которых трудно добраться транспортом: список таких территорий утверждают региональные власти (оставьте надежду: понятное дело, что города, поселки городского типа и районные центры в них не попадают).
Есть еще одна особая категория — бизнес в местах, отдаленных от сетей связи, где нет стабильного подключения к интернету (да, такие места все еще есть). В этом случае ИП и организациям нужна онлайн-касса, но без подключения к сети. Список таких территорий можно найти на сайте вашей местной администрации.
2. Сколько придется платить, если не поставить онлайн-кассу?
Если пренебречь требованиями 54-ФЗ, расплата может быть суровой — немаленький штраф (а скорее всего, не один) и даже приостановка деятельности. Причем, даже если вы купили и установили онлайн-кассу, но она делает что-то не так (к примеру, не может отправить электронные чеки покупателю или указывает там неполную информацию), — вам тоже грозит штраф.
3. Какая онлайн-касса нужна, чтобы избежать штрафа?
Онлайн-касса должна иметь связь с интернетом и быть оборудована фискальным накопителем (ФН) — устройством, которое хранит информацию о каждой покупке в зашифрованном виде и передает ее в режиме онлайн оператору фискальных данных (ОФД), а тот уже — в Федеральную налоговую службу (ФНС). За использование сетевых ресурсов новую технику и называют онлайн-кассами. Распространенная для них аббревиатура — ККТ (контрольно-кассовая техника).
Предложение прямо пропорционально спросу: рынок моментально откликнулся на 54-ФЗ появлением разных видов онлайн-касс — выбор действительно большой. Устройства обладают разным функционалом и, соответственно, разной ценой. Здесь не работает правило «чем дороже, тем лучше»: так, для микробизнеса самое дорогое кассовое оборудование станет бессмысленной тратой средств. С другой стороны, экономия тоже не всегда уместна: например, малому и среднему бизнесу хорошая ККТ позволит автоматизировать бизнес-процессы и составить конкуренцию крупным торговым сетям.
Всего существует три вида онлайн-касс. Первый — автономные кассы. Это ККТ старого образца, только слегка «облагороженная» и апгрейженная за счет добавления фискального накопителя и модуля интернет-связи для соответствия требованиям 54-ФЗ. Такая техника (за исключением, пожалуй, единичных моделей) ничего не умеет свыше необходимого минимума — то есть она только пробивает чеки и отправляет их в ФНС.
Наконец, в чеках необходимо указывать наименование каждого товара, и в «автономках» для этого придется приложить значительные усилия. А именно: нужно подключить кассу к компьютеру, вручную внести товары в номенклатуру и присвоить им коды (при изменении любого из параметров — повторить все снова). При продаже через «автономку» нужно вводить коды вручную или при помощи сканера. Кроме того, не все «автономки» вообще подключаются к компьютерам. А программирование номенклатуры товаров осуществляется через клавиатуру, когда для ввода одного символа нужно нажать целых три кнопки.
Смарт-терминалы («умные» кассы) — второй вид ККТ. Имеют сенсорный дисплей и встроенный принтер для печати чеков, программное обеспечение (ПО) для кассовых операций. К ним можно подключить сканер штрихкода, терминал эквайринга и т.д. (или приобрести модель со встроенным эквайрингом). Смарт-кассы не только выбивают чеки, отправляя их электронные копии в налоговую, но и позволяют в дополнение к кассовому ПО подключить товароучетную систему. В результате вы получите автоматизацию бизнес-процессов на уровне крупной розничной сети.
Фискальные регистраторы — третий вид — это мини-принтеры чеков. Самостоятельно они не работают, поскольку не имеют ни дисплея, ни клавиатуры. Обычно они подключаются к большим POS-системам в крупных розничных сетях.
4. Какие функции в онлайн-кассе действительно пригодятся?
От программного обеспечения, установленного в кассу, зависит, насколько полезной она будет. Важно понять, за какие функции вы просто переплатите, а какие реально помогут вашему бизнесу и по сути превратят переход на новую технику из головной боли и бюрократической проблемы в реальное преимущество перед конкурентами.
К примеру, одна из функций товароучетных систем смарт-терминалов — отслеживание неходового товара. Вы видите, какие позиции продаются лучше и хуже всего и таким образом сокращаете убытки от неликвидных товаров, корректируя объем закупок.
«Умные» ККТ могут вести приход и расход товаров в реальном времени, поэтому инвентаризацию можно провести достаточно просто: выгрузив остатки и сверится с фактическим количеством на складе и в магазине. В продвинутых смарт-терминалах есть возможность провести инвентаризацию частями без закрытия магазина, потому что остатки можно выгружать небольшими группами и проводить сверку в течение дня пока нет покупателей. По результатам инвентаризации автоматически формируются акты списания и документ со списком пересортицы.
Смарт-кассы от ведущих разработчиков позволяют установить цену на товар как вручную, так и с помощью автоматической торговой наценки (стоимость у поставщика + процент наценки). Вы можете отслеживать изменение цен у поставщиков и своевременно повышать или понижать цены в вашем магазине. При этом наценку можно устанавливать на товар или группу товаров, на товары конкретного поставщика или для конкретного магазина, а дальше провести один раз настройку и цены будут назначаться автоматически при приемке этих товаров.
Вам пригодится автоматическое формирование накладных к заказу поставщику с учетом скорости продаж и поступления товара. Здесь исключается человеческий фактор ошибок и неверных расчетов. Система заказывает только то, что нужно, в нужном объеме. Также с помощью продвинутых ККТ вы можете выстраивать программы лояльности, контролировать работу персонала удаленно, без утомительных поездок по точкам.
Продолжать можно долго. А можно показать. Так, например, в товароучетной системе «умной» онлайн-кассы выглядят параметры вашего бизнеса.
А так выглядит отчет по ходовым товарам. Вы можете посмотреть, что чаще всего продается, и стимулировать продажу этого товара еще больше, назначив скидки или акции.
Примерно так выглядит дневной отчет по выручке — удобно удаленно следить за тем, как за определенный день отработал магазин.
5. Можно ли получить компенсацию за покупку онлайн-кассы?
Государство заинтересовано в том, чтобы принятые законы выполнялись, поэтому готово взять часть связанных с этим расходов на себя. Как известно, главная претензия предпринимателей — «придется покупать дорогостоящее оборудование, а бизнес и так еле дышит, лишних денег нет!».
Хорошая новость в том, что индивидуальные предприниматели могут получить налоговый вычет до 18 тыс. руб. на покупку или модернизацию кассы и необходимое программное обеспечение. Если вы приобретаете две кассы, сумма вычета, соответственно, удваивается, три — утраивается, и так далее.
Купленная касса обязательно должна быть зарегистрирована в ФНС, и тут главное — не тянуть. ИП на ПСН или ЕНВД в сфере розничной торговли и общепита (с наемными сотрудниками) получат вычет только при условии регистрации кассы до 1 июля 2018 года. Остальные ИП на ПСН и ЕНВД имеют право на вычет при регистрации ККТ до 1 июля 2019 года.
Сейчас можно купить продвинутый смарт-терминал за 10 900 руб. (без фискального накопителя) или за 17 900 руб. (с фискальным накопителем на 15 месяцев) и в комплекте бесплатно получить все необходимое — кассовое программное обеспечение, годовой доступ к ОФД, настройку и активацию, регистрацию в ФНС и даже инструктаж сотрудников по работе с новым оборудованием. Все это в рамках акции «Легкий старт» от МТС. Более 2500 сервисных инженеров МТС по всей стране выезжают на места и настраивают оборудование «под ключ». В комплект с «МТС Кассой» при подключении товароучетной системы входит техподдержка в режиме 24/7.