Для крупных российских компаний сегодня актуальны вопросы повышения эффективности труда, сокращения затрат и времени на бизнес-процессы. Эти задачи способна решить технология Process mining.
Что такое Process mining
Термин Process mining появился в начале 2010-х. Его ввел в обиход Вил ван дер Аалст, профессор Эйндховенского технического университета и Квинслендского технического университета, который считается идеологом данной технологии. Принцип Process mining: если бизнес-процессы выполняются в той или иной информационной системе, то на основании «следов» их исполнения можно восстановить фактический алгоритм процесса в форме, удобной для последующего анализа.
На протяжении последнего десятилетия мировой рынок интеллектуального анализа бизнес-процессов Process mining активно развивался. По данным Fortune Business Insights, его объем в 2021 году оценивался в $627 млн, а к 2028 году он вырастет, по прогнозам, еще на 49,3%.
В России о технологии Process mining всерьез заговорили в 2016 году, когда банк ВТБ отчитался о внедрении SAP Celonis. Согласно опросу PwC и ABBY, проведенному в конце 2021 года, 16% крупных компаний, работающих в России, применяют процессную аналитику. Решения этого класса активнее всего используют в нефтегазовом секторе (75% опрошенных компаний) и банках (43%). К 2024 году больше половины крупных компаний планируют внедрить такие системы.
По мнению экспертов, плюсы внедрения технологии глубинного анализа процессов — быстрая окупаемость и реальные результаты в кратчайшие сроки. Окупаемость может быть обеспечена как за счет исключения затратных операций в рамках процессов, так и за счет их автоматизации. Так, Process mining позволил роботизировать операции прикрепления файлов к документам крупной телекоммуникационной компании. В результате удалось сэкономить 75 млн руб. в год. Эффект от внедрения решения также помогла измерить технология Process mining.
Как Process mining помогает компаниям
Process mining может применяться в разных сферах деятельности компании. Самые распространенные варианты использования системы:
- Совершенствование бизнес-процессов
Технология дает возможность выявить упущения в работе системы и организации, которые почти нельзя определить с помощью традиционного ручного анализа. Process mining обеспечивает видимость и понимание реальных бизнес-процессов за счет применения набора алгоритмов к событиям. В результате этого получаются адаптируемые, легко обслуживаемые и проверенные модели процессов.
- Аудит и проверка соответствия стандартам
Большинство организаций имеют внутренние стандартные рабочие процедуры, инструкции или регламенты. Часто Process mining используется для автоматизации анализа соответствия процессов нормам, которые уже есть в компании. Инструмент проверяет соответствие фактических операций с регламентными и позволяет понять, существенно ли отклонение от стандартных параметров и каковы его последствия для бизнеса. При этом вероятный результат выдается в простой терминологии и цифровых параметрах, которые измеряют ресурсы, затраты труда и время.
- Автоматизация процессов
Process mining помогает обнаружить и оценить возможность автоматизации, найти место в бизнес-процессе, где применение робота может дать наибольший эффект. RPA-системы в настоящее время — одно из самых популярных решений для автоматизации предприятия. Это технология для автоматизации повторяющихся рутинных операций, таких как заполнение форм или перенос информации из одной системы в другую. Она позволяет исключить влияние человеческого фактора, а значит, сократить ошибки и значительно повысить производительность.
- Цифровая трансформация
Process mining помогает разработать стратегию по переходу на цифровые технологии: определить области совершенствования и начало интеграции соответствующих цифровых систем. Он обеспечивает понимание операционной модели бизнеса, предоставляя в реальном времени информацию всем конечным пользователям о том, как они работают и что можно улучшить.
- Оптимизации ресурсов ИТ-операций с помощью алгоритмического обнаружения и анализа ИТ-процессов
В этом варианте Process mining используют для улучшения процессов разработки и тестирования, подготовки процессов миграции, диагностики системных ошибок, анализа эффективности используемых технологий и стабилизации после внедрения либо преобразования. Cтабилизация сосредоточена на вопросах удобства использования, задержках обслуживания клиентов и сценариях воспроизведения.
По мнению экспертов, среди альтернативных решений (BI-системы, консалтинг) Process mining является оптимальной технологией. Ее часто сравнивают с системой Data mining. Отличие в том, что Data mining преимущественно используется для поиска зависимостей в больших объемах данных. Например, для определения того, как часто те или иные категории клиентов покупают определенные товары и каким образом они совершают эти покупки. Для анализа используются таблицы с разнородными данными из разных доменов. Process mining же концентрируется на представлении данных в виде процессов. Для анализа используются транзакционные данные по объектам учета. Обычно в качестве таких объектов выступают задания, заказы, заявки, наряды. Примером транзакционных данных служат журналы событий, аудиторские следы, данные о событиях и состояниях объектов.
Process mining ищет не просто связи между данными. Его задача состоит в том, чтобы определить связи между шагами процесса, отклонения от нормы, факторы влияния на эти отклонения, эффективность и сценарность процесса, а также узкие места.
Главное преимущество Process mining перед другими информационными системами — возможность выявлять новые проблемы и зоны улучшения процессов, а не только контролировать те, которые уже знакомы специалисту. Другие системы и технологии не могут анализировать ход процесса, так как у них отсутствуют инструменты для этого — они только высчитывают агрегированные данные.
Process mining работает с необработанной информацией, проверяет большое число гипотез за короткие сроки. В итоге экономится много времени и сил, ведь система может проверить больше вариантов, чем человек.
На данный момент на отечественном рынке одним из ведущих решений из этой области является VK Process mining, которое разработала компания «VK Цифровые технологии». Это первое российское решение Process mining класса enterprise для управления процессами и показателями бизнеса в режиме реального времени. Инструмент VK Process mining позволяет составить цифровой двойник процессов компании, найти потенциалы автоматизации, сравнить регламентные процессы с реальными процессами в компании, смоделировать риски и зоны роста в бизнесе, а также выявить зоны для улучшений.
Ключевые преимущества системы VK Process mining:
- Решение входит в реестр отечественного ПО
- Интегрируется с любыми корпоративными системами
- Кастомизация под конкретные задачи заказчика
- Можно легко добавлять новые источники данных, сотрудников или целые филиалы
- Включает конструктор отчетов с возможностью создания виджетов с помощью sql-запросов
«Process mining рекомендуется использовать крупным компаниям, которые хотят существенно улучшить свою работу. Благодаря применению технологии можно выявить зоны вероятной оптимизации и регулярно следить за уже внесенными изменениями в организационный процесс, — говорит директор по развитию бизнеса «VK Цифровые технологии» Светлана Архипкина. — Технология позволяет оптимизировать затраты компании, экономя десятки миллионов рублей в год, а также освобождать сотрудников от рутинных задач».