Новости партнеров ,  
0 

Как снизить затраты на печать документов и повысить безопасность

Фото: пресс-служба
Фото: пресс-служба
Траты на печать документов часто неоправданно высоки. Напечатанное может стать предметом кражи информации. Оптимизировать расходы и защитить данные можно с помощью нового сервиса контроля печати от ПАО «Ростелеком».

В кризисные времена компании вынуждены сокращать различные статьи расходов. И печать документов — одно из таких направлений. Пандемия, например, продемонстрировала, что многие бизнес-процессы можно вести удаленно, а бумажный документооборот перевести в электронный режим, сократив объем печатаемого до необходимого минимума. Сейчас, когда многие компании вернули сотрудников в офисы, пришло время оптимизировать процесс печати офисных материалов.

По данным ПАО «Ростелеком», до 14% от выручки составляют затраты бизнеса на печать документов, один сотрудник распечатывает в среднем 1584 листа бумаги в год, а 17% напечатанного просто не используется. Переход на сервисы контроля печатных устройств позволяет оптимизировать эти траты. Так, сервисы способны проводить аналитику по распечатываемым материалам и отслеживать техническое состояние устройств (МФУ), а значит, снизить траты на бумагу, расходные материалы и обслуживание оборудования. Кроме экономии, такие сервисы повышают уровень информационной безопасности: к напечатанным документам сотрудники должны получать персональный доступ. Наконец, снижение потребления бумаги и использования МФУ снижают вред окружающей среде.

Задачи и решения

Подобную услугу — «Система офисной печати» — предлагает, в частности, ​​ПАО «Ростелеком». Сервис включает мониторинг и контроль печатных устройств и управление печатью в масштабах организации: отслеживает состояние расходных материалов и бумаги в принтерах в режиме онлайн, позволяет управлять процессом печати с компьютера или телефона с помощью удобного мобильного приложения, автоматически оповещает о критическом уровне расходных материалов, обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.

Фото: пресс-служба
Фото: пресс-служба

«Система офисной печати» работает с любым оборудованием и не требует от компании обновления парка офисной техники, кроме того, решение может быть интегрировано с другими сервисами. В связи с тем, что продукт был создан внутри компании, специалисты ПАО «Ростелеком» готовы обеспечивать техническую поддержку в режиме 24/7 в любом регионе страны. Важно также, что это цифровое решение включено в реестр отечественного ПО. А значит, отвечает актуальным требованиям по вопросам импортозамещения.

Как сэкономить на печати офисных документов

— Сократить стоимость печати

— Снизить расход картриджей и бумаги

— Защитить данные при печати

— Оптимизировать парк оборудования

— Сбалансировать нагрузки на принтеры

— Уменьшить количество позиций закупаемых расходных материалов

Мониторинг и контроль

«Система офисной печати» состоит из двух компонентов: «Мониторинг» и «Контроль». Компонент «Мониторинг» рекомендован компаниям с 20 и более печатными устройствами и включает оценку технического состояния принтеров, отображение собранной информации в виде дашборда, автоматическое формирование заявок на обслуживание устройства, прогноз объема предстоящих закупок расходных материалов. Компонент «Контроль» предназначен для компаний, работающих с 50 и более устройствами. Этот модуль предполагает управление лимитами и доступами к печати для сотрудников, формирование архива отправленных на печать документов, создание отчетов по каждому пользователю и устройству, авторизацию через приложение, QR-код, пароль, пропуск, биометрию.

Среди достоинств решения ПАО «Ростелеком» — его можно оперативно внедрить. Авторизация пользователей по QR-коду позволяет быстро развернуть сервис на устройствах любого производителя, внедрение ПО в инфраструктуру не требует участия технических специалистов, а QR-коды формируются автоматически. Дополнительных доработок и затрат не требуется. Запуск сервиса займет от трех недель.

Сервис подходит в том числе для компаний с разрозненной сетью филиалов. Пользователи могут получить распечатанные документы в то время и в том месте, когда и где им нужно. Управление нагрузкой идет в автоматическом режиме.

Особое внимание специалисты ПАО «Ростелеком» уделили вопросам безопасности информации. Все документы шифруются на каждом этапе. Сканированные документы направляются в заранее определенные места с использованием сквозного шифрования.

Преимущества «Системы офисной печати»

— Высокий уровень экспертизы специалистов

— Собственная разработка

— Широкая география сети ПАО «Ростелеком»

— Техническая поддержка 24/7

— Работа на любом оборудовании

— Персональный менеджер

Решение было опробовано сначала внутри самой корпорации, которая включает 135 тыс. сотрудников, 79 филиалов и 217 офисов. По данным ​​​​ПАО «Ростелеком», после внедрения сервиса экономия на печати составила 28% в год, на операционных расходах — 47%, на 74% было оптимизировано количество печатных устройств.

Сейчас решение применяется и в других крупных компаниях. В частности, офисах МФЦ, Федерального казначейства, Министерства экономического развития, Аналитического центра при правительстве РФ, в компании РЖД.

Чтобы установить «Систему офисной печати», нужно оплатить стоимость лицензий на каждое устройство и на каждого пользователя (в зависимости от набора модулей), а также работы по запуску проекта и техподдержки на один год. Лицензия за каждое устройство по системе «Мониторинг» стоит 462 руб., по системе «Контроль» — 923 руб. Лицензия на каждого пользователя в рамках компонента «Контроль» обойдется в 31 руб. Подробную смету можно составить с персональным менеджером.

Подробности о работе системы — на сайте ПАО «Ростелеком»​​​​​.

Реклама. Публичное акционерное общество «Ростелеком», https://rt.ru/