Перевод кадрового документооборота в электронную форму (КЭДО) — неизбежное будущее российского бизнеса. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утвержденной правительством России в 2021 году, обязательное введение КЭДО запланировано в 2024 году.
КЭДО предусматривает замену бумажных кадровых документов на электронные, утверждение и подписание всех бумаг с помощью цифровых подписей и ликвидацию бумажных архивов. Все данные будут храниться в цифровых облаках или на серверах компаний.
Переход на КЭДО
Процесс перехода на КЭДО описывается законами № 377-ФЗ и № 407-ФЗ и ст. 22.1-22.3 и 312.1-321.9 ТК РФ. Совершается внедрение системы в три этапа.
КЭДО за три шага
1. Компания готовит документы и получает согласие всех работников.
2. Сотрудники оформляют электронные подписи (квалифицированную — КЭП), неквалифицированную (НЭП) и простую (ПЭП). Как правило, для большинства сотрудников достаточно оформить НЭП).
3. На этом этапе необходимо выбрать и установить систему электронного документооборота и начать ей пользоваться.
В бумажном виде согласно закону должен оформляться и храниться только один кадровый документ — приказ на увольнение. Более 160 других кадровых документов можно оформлять и хранить только в электронной форме.
Преимущества КЭДО
— Экономия времени. Сотрудникам больше не нужно ходить в отдел кадров, получать подписи и печати, не нужно пересылать документы почтой. Электронные документы подписываются онлайн с любого цифрового устройства: компьютера, планшета или смартфона. Подсчитано, что после внедрения КЭДО время оформления документов в среднем сокращается в десять раз.
— Снижение нагрузок. КЭДО позволяет подписывать типовые документы за секунды, кадрам не надо вести архив, разбирать, оформлять и каталогизировать бумаги. Сотрудники могут сосредоточиться на своих профильных задачах, не отвлекаясь на рутину.
— Сокращение расходов. Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на архивное хранение (бумажные документы нужно хранить по закону 75 лет). Кроме содержания архивов компания получает экономию за счет уменьшения расходов на печать, услуги курьеров и пересылки документов. Сроки окупаемости систем КЭДО составляют один-два года.
— Усиление информационной безопасности. Бумажные документы часто теряются, могут пострадать от пожара, протечки воды или других нештатных ситуаций. В итоге компания может потерять важные документы, потратить время на их восстановление и даже получить штраф со стороны трудовой инспекции. Онлайн-архивы находятся в зоне безопасности. Потеря документов с защищенных серверов практически исключена.
— Ускорение взаимодействия и принятия решений внутри компании. Готовые маршруты согласования и понятный контроль за их исполнением повышает дисциплину сотрудников и в итоге увеличивает привлекательность компании как работодателя.
Порог входа
Средний срок внедрения КЭДО в компанию, в которой работает порядка 300 сотрудников, составляет две недели. Затраты, если не требуется персональной доработки системы под нужды заказчика, составляют от 75 тыс. руб.
Екатеринбургская компания «ЦСБ Контроль» уже несколько лет успешно внедряет КЭДО в компаниях различного профиля. Ее опыт позволяет сделать этот процесс максимально безболезненным и комфортным для клиентов.
В «ЦСБ Контроль» говорят, что продают то, что сначала опробовали на себе. Сама компания занимается автоматизацией бизнес-процессов и внедрением цифровых экосистем. В 2018 году она перешла на электронный документооборот, а еще через три года начала предлагать своим клиентам внедрение этого продукта. Сейчас «ЦСБ Контроль» является одним из крупнейших игроков на рынке внедрения систем КЭДО, имеет лицензию от Минцифры и другие необходимые сертификаты.
«ЦСБ Контроль» специализируется на внедрении электронной системы документооборота SABY и является стратегическим партнером ее компании-разработчика.
В одну систему может быть включен не только весь кадровый документооборот, но и система учета рабочего времени (электронные пропуска на входе и выходе с предприятия) и даже оплата и подписание счетов со сторонними подрядчиками. Полученные по контрактам средства могут сразу же отображаться в системе мотивации каждого конкретного менеджера. «Руководители имеют свои собственные панели, которые позволяют увидеть данные по каждому сотруднику: например, время прихода и ухода, подписанные и неподписанные документы, данные по проведенным и оплаченным платежам», — объясняет представитель «ЦБС Контроль». Это позволяет улучшить контроль за исполнением документов.
«ЦБС Контроль» готова интегрировать КЭДО с 1С или другими внутренними разработками и системами компании. Зачастую фирмы используют несколько различных решений: одно — для контроля времени, другое — для проведения оплат, третье — для оформления отдельных документов. Применение системы, внедряемой «ЦБС Контроль», позволяет реализовать все эти опции в одном продукте с простой системой управления.
Немаловажный вопрос — безопасность данных. Вся информация при внедрении КЭДО с «ЦБС Контроль» хранится на защищенных и сертифицированных серверах в России. Возможен перенос или дублирование данных и на мощности внутри самой компании.
Любое ПО требует постоянного обновления, поддержки и обучения сотрудников. «ЦБС Контроль» ведет сопровождение всех своих клиентов после внедрения системы. Специалисты компании проводят обучение, предоставляют видеоматериалы о том, как работать с КЭДО, регулярно информируют клиентов об обновлениях системы и готовы оказать помощь в случае поломок или непредвиденных ситуациях.
«Нам важно получать отклик от пользователей, настраивать систему так, чтобы КЭДО максимально отвечал их потребностям и запросам. Наши сотрудники круглосуточно находятся на связи и готовы общаться с клиентами любыми удобными для них способами», — говорит представитель компании.
В скором будущем КЭДО станет обязательным для всех российских компаний. Массовое внедрение может привести к увеличению цен на подобные решения и появлению на рынке множества неопытных игроков. Есть смысл задуматься о переходе на КЭДО прямо сейчас и проверить систему в работе заранее.
Реклама. ООО «ЦСБ Контроль», https://onlinesbis.ru/kedo