Как наладить бизнес-процессы в новой реальности

Новые привычки

Адаптация к новой реальности выявила ранее неочевидные проблемы. Оказалось, что многим сотрудникам в удаленном режиме не хватает неформального общения с коллегами — так называемых «коротких разговоров у кулера». Есть данные, что обмен дружескими репликами способен повысить трудовую мотивацию. Кроме того, выяснилось, что в удаленном режиме сложнее отделить рабочее время от нерабочего. Согласно данным отчета Work Trend Index, озвученным на ежегодной глобальной конференции Microsoft Ignite 2020, среди основных стрессовых факторов, которые оказывают влияние на благополучие сотрудников, удаленные работники больше всего обеспокоены отсутствием разграничения между работой и личной жизнью, ощущением оторванности от коллег, а также сложностью в управлении рабочей нагрузкой. Исследование показало, что за шесть месяцев с момента выхода на удаленную работу люди стали проводить значительно больше совещаний, совершать звонки, а также общаться в чатах, чем до пандемии. Например, доля пользователей Microsoft Teams, отправляющих сообщения в чаты в нерабочее время, выросла более чем в два раза. Это означает, что многие из сотрудников, которые раньше не работали после окончания рабочего дня, теперь это делают.

Впрочем, эти проблемы кажутся решаемыми. Многие компании уже инициировали создание в мессенджерах чатов именно для неформального общения коллектива. Что касается нагрузки, руководители должны взять на себя ответственность за регулирование рабочего графика сотрудников.

Еще одной проблемой стала невозможность для некоторых работающих в удаленном режиме организовать рабочее место дома даже при наличии всего необходимого оборудования. Ведь нужно учитывать интересы и график всех близких, оказавшихся в одном замкнутом пространстве. «Во время карантинного периода основной акцент в компаниях был сделан на том, чтобы убедиться в наличии подходящей инфраструктуры для удаленной работы, поскольку многие компании не были готовы к всеобщей удаленной работе с точки зрения ИТ-составляющей. Фокус переместился с общих вопросов цифровой трансформации на то, как использовать цифровые технологии для решения текущих проблем удаленной работы, — говорит партнер Deloitte Йорг Дорлер. — Однако возникли еще и значительные психологические проблемы у сотрудников, вынужденных работать из дома. Личное окружение, маленькие дети, маленькие квартиры — все это не способствуют рабочему настрою. Отмечу, что для развития любого бизнеса ключевым является личное взаимодействие, так что удаленный способ работы показал свою ограниченность для дальнейшего развития и роста бизнеса».

Фото: пресс-служба

Возможно, что развитие ситуации с распространением коронавируса вынудит нас искать новые решения как для онлайн-взаимодействий и контактов офлайн, так и для совмещения этих форматов — с учетом новой реальности и ее требований.

Новые решения

На данный момент, когда видеосвязь используется в разы чаще, заменяет собой как личное общение, так и корпоративные коммуникации, когда компании переходят на комбинированный режим работы, новые приоритеты бизнеса — как минимум обеспечить каждого сотрудника всем необходимым оборудованием как в офисе, так и дома. Офисные переговорные должны соответствовать новыми требованиям, а каждый работник — иметь доступ к современным решениям. Для коротких и малочисленных совещаний, как правило, будет достаточно технических возможностей современных компьютеров и любых других гаджетов. Однако для организации полноценной конференции с числом участников более десяти человек потребуются профессиональные решения — например, камеры, способные «захватить» всех участников и выделить их голос во время встречи для обеспечения конструктивных переговоров.

Как показало исследование облачного провайдера «Мегаплан», почти 70% сотрудников и руководителей малого и среднего бизнеса в России и сегодня активно пользуются системами видеосвязи в работе. Ежедневно к видеосвязи обращается почти каждый четвертый (23,4%) опрошенный. Более 40% руководителей считают онлайн-совещания такими же эффективными, как и совещания в офисе.

К четвертому кварталу 2020 года многим бизнесменам стало очевидно, что режим работы в удаленном формате, спровоцированный пандемией, — это не только важная мера безопасности, связанная с сохранением здоровья сотрудников, но в целом выгодное для бизнеса решение. И сегодня компании экспериментируют с форматами, пытаясь сохранить эффективное взаимодействие между сотрудниками, оставшимися работать дома и вышедшими на рабочие места. К примеру, розничная компания X5 Retail Group запустила проект Home Office, в рамках которого около 60% сотрудников перейдут на удаленный и комбинированный режимы работы.

Новая реальность

В Gartner прогнозируют, что глобально к 2024 году лишь 25% совещаний будет проводиться очно. До начала 2020 года их доля составляла 60%. Однако теперь придерживаться этого формата, по крайней мере до конца этого года, планируют в компании Apple, и как минимум до лета 2021 года — в компаниях Google, Twitter и Facebook.

В связи с этим сегодня резко выросла востребованность решений в области видео-конференц-связи (ВКС).

Ситуация, длящаяся более полугода, значительно увеличила нагрузку на всю цифровую инфраструктуру, но главным образом на платформы, поддерживающие взаимодействие онлайн, — проведение совещаний и встреч удаленно, с использованием текстовых, голосовых и видеоформатов. Например, российский разработчик систем видеосвязи TrueConf отметил тридцатикратный рост числа запросов на решения с начала марта 2020 года. В это время на сервис компании перешли более 3 млн сотрудников разных организаций.

«Пандемия и вынужденный переход на дистанционную работу оказали существенное влияние на реализацию ИТ-проектов в российских компаниях, — говорит директор по продажам управления сервисов группы компаний Softline Александр Рожков. — Многие организации были вынуждены перевести более половины штата в режим «хоум офис», кроме того, для ряда сфер оказалось невозможным очное взаимодействие с клиентами и партнерами. Все это породило повышенный спрос на решения для организации удаленной работы и обеспечения безопасности удаленных подключений».

Однако с помощью новых инструментов организации смогли обеспечить бесперебойность работы, но это потребовало определенной перестройки существовавшей инфраструктуры.

Фото: пресс-служба

«Специфика нашего бизнеса состоит в том, что мы являемся промышленным предприятием, процесс производства идет непрерывно. В период изоляции мы столкнулись с задачей перевести на удаленный формат работы сотрудников, которые не задействованы напрямую в производстве, и при этом сохранить бесшовную коммуникацию между всеми подразделениями, — рассказывает Ярослав Иванов, управляющий группой компаний КЭАЗ (Курский электроаппаратный завод). — Мы перевели на удаленный формат около 400 человек, это почти треть нашего штата. Чтобы оперативно переформатировать работу, пришлось решить целый ряд задач: быстро развернуть соответствующую ИТ-инфраструктуру и организовать удаленные рабочие места с возможностью комфортного общения. Подобный опыт оказался для нас крайне полезным, часть сотрудников продолжили работать дистанционно и после отмены самоизоляции. Видео-конференц-связь позволяет нам обеспечить качественную коммуникацию и с удаленными сотрудниками, и с нашими представительствами, которые находятся в 45 регионах, и с нашими партнерами. Помимо решения операционных задач мы стали активнее использовать ВКС-системы для организации онлайн-обучения. Планируем поддерживать и дальше этот тренд».

Наиболее подготовленными к дистанционной работе оказались предприятия, ранее использовавшие защищенные решения из облака. Именно облачные инструменты для поддержки взаимодействия удаленных команд помогли быстро вывести корпоративные коммуникации на прежний — докризисный — уровень эффективности.

По данным руководителя направления видеорешений и аксессуаров для совместной работы компании Logitech, производителя оборудования для видеоконференций и компьютерной периферии, Ирины Степановой, в период кризиса перебоев в поставках оборудования в необходимом объеме удалось избежать. «Большинство компаний в период изоляции были вынуждены обеспечить работоспособность всех сотрудников, включая тех, кто ушел на удаленный режим, а также оборудовать переговорные комнаты необходимыми комплектами для видеосвязи. В этой ситуации значительно вырос спрос как на офисное оборудование, так и на персональные устройства», — говорит Ирина Степанова.

Новые возможности

Сейчас уже можно прогнозировать, что спрос на инструменты для онлайн-коммуникаций, в том числе, видеосвязи сохранится. Они помогут настроить работу в новых реалиях, когда часть сотрудников возвращается в офисы, а другие продолжают работать удаленно. В таком формате, например, по словам Ирины Степановой, начала использовать облачный сервис видео-конференц-связи одна из крупнейших российских страховых компаний. Чтобы избежать потерь в продуктивности, более десяти ее офисов в разных городах России были оснащены комплектами оборудования видео-конференц-связи Logitech. Сотрудники, остающиеся дома, были обеспечены корпоративным компьютером, веб-камерой и гарнитурой, а офисные переговорные были организованы с учетом присутствия в безопасном режиме небольшого количества человек — от двух до четырех.

С учетом новых реалий заказчиками сегодня востребованы продукты, доступные по цене, которые можно легко развернуть и быстро начать использовать — по принципу plug and play, из любой точки. Решения для помещений включают облачный сервис и оборудование для поддержки видео-конференц-связи — веб-камеры, гарнитуры и мобильные устройства. Чтобы звук и картинка были высокого качества, партнеры понимали друг друга, могли обмениваться данными и ничто не мешало привычным переговорам.

Например, некоторые российские компании заявили о переходе на удаленный режим работы большинства сотрудников. В связи с этим были пересмотрены требования к офисам. Теперь, когда большинство сотрудников работают онлайн, для обеспечения их деятельности нужны лишь современные переговорные комнаты, оснащенные возможностями для качественной видеосвязи, но не постоянные рабочие места. В данный момент компании уже переехали или рассматривают возможность переезда в новый офис — меньший, если считать в квадратных метрах, но более комфортный для новых условий работы, где главный акцент — пространство для переговоров.

В Logitech в целом отмечают возросший интерес корпоративных заказчиков к решениям для переговорных комнат — системам, которые позволяют за нескольких минут сформировать рабочее пространство для видеокоммуникаций из любого помещения. Во многом выбор решений для дистанционных коммуникаций определяется легкостью развертывания, использования и управления, а также простотой интеграции с существующей инфраструктурой.

Подобрать решение для видеоконференций можно здесь.