Предпосылки
Перед проектной командой Danone стояла цель обновить парк устройств, организовать безопасную печать, повысив ее управляемость и доступность, добавить новый функционал (например, удобную печать из SAP), добиться экономии и снизить негативное влияние на окружающую среду.
Сервисный контракт MPS оказался способным решить все поставленные задачи, поэтому было принято решение использовать в офисе Danone линейку устройств нового поколения HP Managed (специальных моделей для покопийных контрактов) и управляющее программное обеспечение PaperCut.
«Современные ИТ-решения помогают делать бизнес-процессы более гибкими и эффективными. Зная рынок печати, мы быстро нашли вендоров для программного обеспечения и оборудования печати», — говорит собственник «С-Принт» Кирилл Рубцов.
Три шага реализации
Проект был запущен в первой половине 2019 года. Первым шагом было исследование рынка интеллектуальной печати и определение архитектуры решения, которое провела команда Danone. Второй шаг — экспертная оценка текущей инфраструктуры печати в офисе и расчет финансовой модели проекта с помощью профессионалов компании «С-Принт». Третьим шагом стало развертывание тестовой зоны на двух этажах — нужно было на практике убедиться в экономической эффективности решения и его удобстве для пользователей.
Результат пилота оправдал ожидания, и в конце декабря 2019 года новое оборудование HP было размещено на всех этажах офиса Danone. На смену устаревшим 50 устройствам пришли 11 МФУ HP Managed, полностью закрывающие потребности в печати и сканировании. Невостребованные модели были либо безопасно утилизированы, либо отправлены в другие локации.
«В компании Danone отлично развит проектный подход. На первой же встрече с заказчиком мы обсудили цели, задачи и сроки выполнения работ. Таким образом, одним из определяющих факторов успешности нашего проекта стало, на мой взгляд, участие менеджера Danone, ответственного за активность, на всех этапах», — отметил Кирилл Рубцов.
«Внедрение системы управления печатью было чрезвычайно своевременным решением. Помимо существенной экономии человеческих ресурсов, затрат и высокой оценки удобства нового сервиса пользователями, мы получили гибкий инструмент, позволивший перевести офис в режим «горячих столов». Наши сотрудники могут бронировать рабочее место на любом этаже офиса, и сервис печати всегда будет под рукой. Основываясь на результатах внедрения проекта в центральном офисе, мы тиражируем это решение в других городах», — отметил руководитель подразделения ИТ Danone СНГ Алексей Полищук.
Проект для бизнеса и людей
Успешность проекта по внедрению услуги по управлению печати MPS в московском офисе Danone можно оценить как с точки зрения эффективности для бизнеса, так и повышения комфорта для сотрудников.
Первое преимущество — существенное сокращение финансовых затрат. Объем печати снизился более чем на 40% (на несколько десятков тысяч листов в месяц). Этого удалось добиться за счет использования по умолчанию двусторонней печати и практически полного устранения «ошибочной печати». Устройство начинает работать только после того, как пользователь приложит к считывателю на принтере свою магнитную карту. Если сотрудник ошибся, то в системе существует механизм отмены задания после его отправки на печать, а если забыл про файлы, то они автоматически удаляются через некоторое время.
Второе — полная и профессиональная поддержка сервиса бесперебойной печати компанией «С-Принт». Она включает в себя: контроль количества расходных материалов на складе Danone и исправность оборудования, предоставление дополнительных устройств с предустановленным ПО, которое может быть активировано при необходимости, тарификацию аренды оборудования, лицензии на ПО PaperCut и стоимости напечатанных страниц. Внимание уделяется и информационной безопасности решения — в рамках услуги MPS в HP регулярно автоматически обновляет прошивки своих устройств.
Третье — сервис печати стал абсолютно прозрачным и предсказуемым. Отчеты позволяют анализировать расходы на печать, производить мониторинг состояния принтеров и многое другое. Благодаря системе предиктивных автоматических оповещений, поступающих от устройств печати, снизилось количество обращений сотрудников Danone в сервис-деск компании, связанных проблемами печатной инфраструктуры.
Четвертое — в Danone с большой ответственностью подходят к вопросам экологии: этот аспект проекта стал важным преимуществом сервиса MPS для компании. В связи с переходом на устройства HP Managed, оптимизации количества устройств и объема печати, удалось в четыре раза сократить выброс углекислого газа в атмосферу и в 15 раз — потребление электроэнергии.
«Мы рады, что Danone, как и многие ведущие мировые производители, придерживается экологичного подхода к печати, речь не только о сокращении воздействия на окружающую среду, но и о создании комфортных условий для работы сотрудников. Линейка устройств HP Managed в этом случае — оптимальное решение как с точки зрения удобства для пользователей, так и с точки зрения экономической эффективности и безопасности», — уверен руководитель направления партнерского аутсорсинга печати HP Алексей Кашехлебов.
Пятое — сотрудникам Danone стал доступен новый функционал печати, упрощающий и ускоряющий работу. Например, печать из электронной почты, режим автоматического сканирования, накапливание заданий и маршрутизация заданий между этажами офиса, при которой пользователь может распечатать документ на любом принтере сети, если ближайшее устройство вышло из строя или требует замены картриджа. Использовать все эти опции можно внутри общей системы управления в географически распределенных офисах. Именно поэтому проект будет развиваться и охватывать другие площадки Danone в странах СНГ.
Шестое преимущество — минимизация потери конфиденциальной информации. Документы невозможно распечатать без личного присутствия, это значит, что сотрудник точно не забудет листы и их не заберут по ошибке.
«По нашему опыту, у компаний, которые готовы к сокращению количества устройств и внедрению системы управления печатью, большой потенциал для снижения затрат. Успешные внедрения услуг аутсорсинга печати не единичные случаи, а все более востребованный тренд. И если заказчик готов к этому — у нас есть все необходимые инструменты и опыт», — говорит Кирилл Рубцов.