На закупки бизнеса приходится до 50–70% всех расходов компаний. Крупные предприятия вынуждены приобретать десятки и сотни тысяч наименований товаров и услуг. Основная сложность при этом — унифицировать данные по всем позициям в разных системах и подразделениях компании, так как помимо специализированных закупочных отделов в процесс активно вовлечены и другие — например, склад и бухгалтерия.
Чем больше номенклатура закупок, тем сложнее это взаимодействие и тем труднее обеспечить должный учет, прозрачность движения материальных активов и управление остатками в ходе производственного цикла, объясняет коммерческий директор центра электронных закупок B2B-Center Андрей Бойко.
Например, несогласованность разных информационных систем предприятия приводит к тому, что одна и та же гайка или шариковая ручка может фигурировать под разными названиями в разных базах данных. Это значительно затрудняет консолидированный учет и ведение финансовой и управленческой отчетности в масштабах всей компании, особенно если речь идет о бизнесе со сложной организационной структурой и сетью филиалов.
Кроме того, когда речь идет о стандартных процессах, будь то цикл производства на заводе или работа городской больницы, закупки сопряжены с большим числом однотипных рутинных действий. Например, по данным Минэкономразвития РФ, 97% денежного объема госзакупок и 91% их общего количества приходится менее чем на 15% товаров и услуг: заказчики вынуждены раз за разом заново описывать типовые контракты, при этом цены на одинаковые позиции могут заметно отличаться от региона к региону и от организации к организации. Государственная система закупок, которая находится в центре общественного внимания, на протяжении всего своего существования ищет способы повышения эффективности.
Частные российские компании серьезно берутся за оптимизацию закупочных процессов после каждого кризиса. Последний, по словам Андрея Бойко, стал для бизнеса поворотным: резкое падение курса рубля и общее ухудшение макроэкономической ситуации привели к тому, что доходы бизнеса сократились, а расходы — выросли, заставив менеджмент задуматься об управлении издержками и повышении эффективности.
Сокращение времени и повышение производительности труда закупщиков особенно важно для активов, расположенных в труднодоступных регионах, отмечает управляющий директор ООО «ТД Полиметалл» Вячеслав Корнюхин: поставки можно осуществлять лишь в навигационный период, а на одного закупщика может приходиться до 1,5 тыс. наименований.
Кроме того, стремительная цифровизация экономики изменила отношение бизнеса к данным, обращению с ними, повысила степень влияния «новой нефти» на организацию бизнес-процессов.
Цифровые справочники
С развитием технологий, в частности, идея составления закупочных справочников — они позволяют анализировать фактические закупки компании за несколько лет, разрабатывать единые стандарты описания и наименований продукции, сгруппировать позиции в иерархический список, попутно исключив дубликаты и ошибки — приобрела новый смысл.
Напомним, что первая государственная система каталогизации была запущена еще в середине прошлого века в США, когда выяснилось, что нехватка запчастей для армейской техники была вызвана не недостаточными поставками (детали поставлялись в количестве, в несколько раз превышавшем потребности), а путаницей в учете, когда одни и те же изделия под разными наименованиями мертвым грузом оседали на складах. После принятия Конгрессом США соответствующего закона в 1952 году в стране была создана федеральная система каталогизации предметов снабжения, благодаря чему их номенклатуру удалось сократить в три раза, а экономия составила порядка $12 млрд.
Сегодня стандартный справочник из массива необработанной информации составляют специализированные сервисы. Современные системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ), описывающие и классифицирующие данные бизнес-процессов, способны научить разрозненные информационные системы «говорить на одном языке» и повысить эффективность взаимодействия подразделений. И в результате оптимизировать закупочный процесс.
В России в рамках реформы госзакупок и перехода на электронные торговые площадки в ближайшем будущем должен появиться единый электронный справочник товаров и услуг. Пока он есть только для лекарственных препаратов. В июле Минфин вынес на общественное обсуждение законопроект «О систематизации и гармонизации информации в РФ», предусматривающий, в частности, создание единой государственной информационной системы НСИ.
Комплексные системы управления НСИ, по словам Андрея Бойко, обеспечивают работоспособность базы и своевременную актуализацию информации, автоматизацию процесса, разграничение доступа пользователей, масштабирование системы и оперативный анализ данных.
Необходимое для полной автоматизации НСИ программное обеспечение (MDM-системы — Master Data Management) доступно и как самостоятельный продукт по лицензии, и как дополнительный модуль общей системы управления предприятием (ERP), а может быть создано и внутри компании собственными силами. Стоимость такого ПО зависит от размера предприятия, его потребностей и отраслевой специфики. Расширенные вычислительные мощности и обучение сотрудников будут стоить дополнительных средств.
По прогнозам международной Transparency Market Research, глобальный рынок MDM будет расти рекордными темпами: с $3,8 млрд в 2017 году до $20,5 млрд в 2024-м — на 27,3% ежегодно. При этом рынок облачных сервисов будет расти еще быстрее — на 34,2% в год, до $9 млрд к концу указанного периода, поскольку предприятия малого и среднего бизнеса все больше будут предпочитать именно такие решения благодаря их невысокой стоимости, быстрой интеграции и гибкости.
Объем российского рынка систем управления НСИ, по оценке TAdviser, ежегодно растет на 20–25% и к концу прошлого года достиг отметки 1,5 млрд руб.; 75% этой суммы приходится на консалтинг, 25% — на лицензии, причем доминируют на рынке российские разработчики.
Дополнительными факторами, стимулирующими спрос на MDM-решения, станет возможность их объединения с системами управления большими данными и повышение прозрачности с точки зрения комплаенса. Одним из главных трендов станет автоматизация процесса проверки и корректировки НСИ при помощи технологий искусственного интеллекта.
Облако данных
Массовые облачные решения по модели SaaS (software as a service) — одно из возможных решений для компаний, не нуждающихся в сложной функциональности MDM-систем, но при этом требующих безошибочного и оперативного обновления данных. В этом случае взаимодействие происходит через веб-интерфейс, а данные хранятся на сервере провайдера. MDM-решения, например, предлагают такие крупные игроки, как IBM, SAP, SAS и Oracle.
Горнодобывающая компания «Полиметалл» на базе B2B-Center, например, объединила процесс закупок, то есть введение данных в справочник на 260 тыс. позиций, их проверку, проведение закупок на электронной торговой площадке и автоматический анализ результатов. Система автоматически проверяет корректность данных по 20 алгоритмам и предупреждает пользователя о возможной ошибке. Работа осуществляется через привычный интерфейс, поэтому дополнительного обучения сотрудников проводить не пришлось. Доступность и сохранность данных обеспечивает их хранение в двух распределенных российских дата-центрах. Требования службы безопасности компании не допускают данные извне во внутреннюю систему, поэтому на стороне провайдера происходит лишь их верификация.
«Облачное решение оказалось наиболее эффективным способом синхронизировать уже имеющийся справочник на электронной торговой площадке B2B-Center и внутреннюю систему. Кроме того, у нас была возможность обеспечить должный уровень информационной безопасности», — говорит управляющий директор ООО «ТД Полиметалл» Вячеслав Корнюхин. Также система дает дополнительные аналитические возможности для оценки эффективности закупочного процесса и полностью интегрирована с внутренней системой учета «1С».
Ежегодный объем закупок компании составляет около 14,4 млрд руб. в год, порядка 32% осуществляется через электронную торговую площадку B2B-Center. На сегодняшний день все закупки на площадке осуществляются при помощи нового справочника.