Осознанная необходимость
Несмотря на экономический спад и переход многих компаний к режиму жесткой экономии, спрос на услуги специалистов в сфере оптимизации бизнес-процессов не падает, говорят консультанты. Напротив, именно кризис подталкивает многих предпринимателей к тому, чтобы более тщательно проанализировать структуру своего бизнеса и попытаться найти резервы для повышения его эффективности.
Любая стрессовая ситуация — это повод по-новому взглянуть на бизнес и пересмотреть процессы, которые работают скорее по накатанной, нежели с реальной эффективностью, говорит партнер, исполнительный директор АКГ «Деловой профиль» Ксения Архипова: «Именно кризис заставляет топ-менеджмент искать ресурсы для повышения конкурентоспособности. Одним из основных таких ресурсов выступают бизнес-процессы — за счет сокращения цепочек, исключения лишних звеньев может происходить существенная экономия издержек компании, приводя таким образом к повышению прибыли».
Несмотря на глубокие кризисные явления в экономике, оптимизация бизнес-процессов — своевременный и востребованный консалтинговый продукт, отмечает партнер международной сети «Финэкспертиза» Татьяна Подтикан: «Кризис — правильное время для улучшения финансового состояния компании и наработок определенных заделов на будущее: рентабельность чаще всего падает, и наступает время задуматься: почему мы так живем? Можно ли даже в экономически сложный период жить лучше и зарабатывать больше?»
Впрочем, как считает старший менеджер компании «Делойт СНГ» Алексей Нестеренко, проектов по оптимизации бизнес-процессов в чистом виде не существует. «Оптимизация бизнес-процессов является одним из инструментов для достижения поставленных целей, — поясняет он. — И в успешном проекте эти цели должны быть определены, закреплены и разделяться всеми участниками проекта. Примерами целей являются: сокращение затрат; повышение объема производства или качества продукции и услуг; повышение прозрачности деятельности; изменение операционной модели компании для достижения стратегических целей. Конечная цель для коммерческой компании — увеличение ценности для ее акционеров. И в итоге успешность каждого проекта оценивается именно с этих позиций».
Заказчиками консалтинговых услуг по оптимизации бизнес-процессов являются как государственные, так и частные структуры. Причем первые вынуждены делать это не только из экономических, но и из-за административных соображений. «Среди покупателей продукта по оптимизации бизнес-процессов я бы выделила две основные категории: частный бизнес, задумавшийся о сохранении или повышении рентабельности в сложившихся экономических условиях, и госкорпорации, дозревшие до процедур оптимизации бизнес-процессов, поскольку являются достаточно молодыми игроками в бизнесе и на рынках, — говорит Татьяна Подтикан. — Также можно отметить еще одну категорию — компании военно-промышленного комплекса. В них постепенно тоже приходят к осознанию важности изменения бизнес-процессов: законы жизненных циклов бизнеса и элементарную экономику никто не отменял и для них. Да и государство, акционер и основной покупатель-заказчик, требует не только обеспечения надлежащего качества выпускаемой продукции и соблюдения сроков поставок, но и оптимизацию издержек. Государство в этом смысле также является определенным двигателем процесса, особенно в случае с госкорпорациями: всем памятна директива Росимущества относительно снижения издержек на 10%. Для реализации требований этой директивы методы элементарного срезания уровня затрат и материальных издержек популярны все меньше и меньше — нельзя же до бесконечности сокращать персонал, фонд оплаты труда и манипулировать с качеством используемых материалов».
Если говорить о размерах компаний-заказчиков, здесь мнения экспертов расходятся. Алексей Нестеренко, например, считает, что такие услуги интересны в основном крупным корпорациям. «Оптимизация бизнес-процессов — это продукт, востребованный относительно крупным бизнесом, относящимся к индустриям, подразумевающим вовлечение в процессы большого количества людей, — поясняет он. — Как правило, это компании с численностью больше 250 человек и оборотом свыше $100 млн. Это обусловлено тем, что эффект от оптимизации бизнес-процессов достигается на масштабе деятельности, что позволяет оправдать затраты на осуществление консалтингового проекта. Оптимизация процессов, как правило, охватывает области деятельности компании, которые связаны с существенными затратами или принятием решений по затратам, но обусловленными не технологическими или производственными особенностями, а организацией и практикой управления: это бюджетирование, учет, планирование, принятие инвестиционных решений, ремонты, закупки и т.д.».
Оптимизация необходима всем, но в разной степени, не соглашается управляющий партнер АО «2К» Тамара Касьянова: «Для госкомпаний это практически ежегодная директива, с установленной нормой сокращения издержек. Для крупных компаний это огромный резерв для наращивания прибыли. Для малого и среднего бизнеса это новые возможности для развития. В кризис актуальность оптимизации резко увеличивается: сокращение рынков вынуждает искать варианты снижения издержек, для многих компаний это становится вопросом выживания. Крупные компании вопросами оптимизации занимаются постоянно, часто за счет собственных ресурсов, иногда привлекая профессиональных консультантов. Малый и средний бизнес, как правило, приглашает консультантов, когда необходимость изменения ситуации уже становится очевидной, а решить проблему собственными силами не получается».
Ксения Архипова, в свою очередь, считает, что востребованность услуг по оптимизации бизнес-процессов зависит не только от размеров, но и от отраслевой принадлежности компаний-заказчиков. «Первыми компаниями, где в кризис задумываются об оптимизации, являются крупные и зачастую искусственно раздутые в сытые годы компании и холдинговые структуры, — говорит эксперт. — К просадке рынка они подходят, накопив значительный багаж в целом не способствующих повышению эффективности лишних итераций, которые могут быть относительно безболезненно исключены. Если говорить об отраслях, то это наиболее подверженные финансовому кризису экспортеры из нефтегазовой и горнодобывающей отраслей, строители и девелоперы, страдающие от резкого увеличения издержек, а также компании, доходы которых находятся в прямой зависимости от покупательского спроса — ретейлеры, представители легкой и пищевой промышленности. На втором месте в части оптимизации — малый бизнес, страдающий от повышения налоговой нагрузки при сокращении доходов. Одним из наиболее ярких примеров в текущем году — с введением системы «Платон» — стали транспортные компании».
Свобода выбора
Говоря о конкретных решениях, востребованные в кризисный период эксперты перечисляют довольно обширный список задач, которые могут ставиться в рамках оптимизации бизнес-процессов. «Наиболее востребованны у клиентов в последнее время оптимизация организационной структуры с последующей налоговой оптимизацией, реинжиниринг бизнес-процессов с целью сокращения издержек производства, логистика и HR-консалтинг», — говорит Ксения Архипова. Также она отмечает повышенный спрос на оптимизацию маркетинговых издержек, которая позволяет расставить приоритеты в текущей маркетинговой политике компании, усилить ее продающие аспекты и безболезненно отказаться от наиболее высокозатратных. Менее популярными в кризис становятся разработка бизнес-планов инвестиционных проектов модернизации, технического переоснащения производств, внедрения новых продуктов и технологий в связи с характерной для сложных времен заморозкой инвестиционной активности.
Наиболее востребованной является оптимизация учетных бизнес-процессов, процессов бюджетного управления и управления персоналом, считает Татьяна Подтикан: «Не менее интересны и важны для компаний оптимизация процессов в области логистики, закупок и, конечно же, главные процессы — процессы организации производства и интеграция внутри компании или холдинга».
При этом подходы консультантов к различным категориям клиентов могут сильно различаться — даже на уровне постановки задачи. «Каждый бизнес уникален, а значит, требует индивидуального подхода и уникального решения, которое будет работать в данном конкретном случае, — полагает Тамара Касьянова. — Задача по оптимизации может ставиться по-разному: например, кто-то желает в целом понять, где можно сократить издержки. В этом случае работает целая команда по всей цепочке бизнес-процессов — отыскивая узкие места, находя дублирующие друг друга процессы, проводя финансовый аудит для выявления возможностей по сокращению издержек и т.д. То есть реализуется целый комплекс мероприятий. Но есть клиенты, которые уже сами понимают, где тормозятся бизнес-процессы. Консультант приглашается для решения одной конкретной задачи — например, найти возможности для увеличения продаж или провести инспекцию кадровых ресурсов. Скажем, стоит задача по наращиванию продаж, но это не значит, что консультант ищет новые рынки. Рассматривается вся цепочка продаж, и решение может быть найдено в росте производства».
Характер услуг, которые требуются заказчику, часто определяется и размерами компании. «Для малого и среднего бизнеса характерна проблема вертикального управления, когда все процессы замкнуты на одном человеке, — приводит пример Тамара Касьянова. — С ростом бизнеса такой вариант управления начинает тормозить компанию: у кабинета директора собирается целая очередь сотрудников в ожидании, когда начальник проверит финансовый отчет о закупке канцтоваров. Задача консультанта — предложить варианты перераспределения процессов. С одной стороны, задача простая, с другой — все мы прекрасно понимаем, как сложно человеку перестроить свое отношение к управлению компанией. Директору могут предложить контрольные проверки тех же отчетов или провести аудит и предложить лимитировать расходы на те или иные нужды, убирая тем самым необходимость жесткого контроля».
Что касается типичных сроков и стоимости реализации проектов в сфере оптимизации бизнес-процессов, то здесь наблюдается большой разброс в силу разного масштаба задач, который, очевидно, зависит от размера бизнеса заказчика. Впрочем, в любом случае клиенту стоит быть готовым к тому, что проект окажется долгосрочным. «Проект по оптимизации всегда включает в себя следующие этапы: диагностика, дизайн целевого состояния, подготовка внедрения и непосредственно внедрение решений, — рассказывает Алексей Нестеренко. — В случае комплексных проектов этап дизайна целевого состояния делится на разработку концепции и детальный дизайн. Срок реализации проекта, не включая внедрение, занимает от четырех месяцев до года в зависимости от функционального, организационного объема и текущего уровня зрелости компании-заказчика».
Сроки реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов, как это ни банально, зависят от размера бюджета, выделенного для реализации проекта, рассказывает Татьяна Подтикан: «Если одновременно профинансировать реорганизацию всех задуманных процессов, сроки можно оптимизировать, но все равно это не менее года—полутора. А если растянуть бюджет во времени, то реорганизация может растянуться до пятилетки. Стоимость таких проектов в зависимости от масштаба компании или холдинга может колебаться от одного до нескольких десятков, а порой и сотен миллионов рублей».
Рассуждая о перспективах рынка, эксперты настроены оптимистично. С их точки зрения, спрос на оптимизацию бизнес-процессов будет расти — по крайней мере до тех пор, пока не закончится кризис.
